Inleiding
De Werkbezoekapplicatie is een krachtige en gebruiksvriendelijke oplossing voor het plannen, organiseren en beheren van werkbezoeken van bewindspersonen binnen ministeries en overheidsinstanties. Dit geavanceerde systeem stroomlijnt het volledige proces, van aanvraag tot uitvoering. Dit voorkomt miscommunicatie en zorgt voor een soepel verloop van het proces. Momenteel wordt de applicatie gebruikt door drie ministeries: het Ministerie van IenW, VWS & SZW.
Kabisa heeft de applicatie in 2025 in beheer genomen en gaat zorgdragen voor de doorontwikkeling ervan.
Uitdaging
Ministeries en overheidsinstanties staan voor de uitdaging om het overzicht te bewaren over talloze werkbezoeken van bewindspersonen. Het handmatig coördineren en afstemmen van alle aanvragen en betrokken partijen leidt vaak tot miscommunicatie, vertraging en gebrek aan transparantie. Dit belemmert een soepele planning en uitvoering van werkbezoeken, terwijl beleidsmakers juist snel en efficiënt willen kunnen reageren op veranderingen en nieuwe verzoeken.
Oplossing
De Werkbezoekapplicatie biedt ministeries en overheidsinstanties diverse geavanceerde functionaliteiten om dit proces te optimaliseren:
Intuïtieve aanvraagmodule: Met één druk op de knop kunnen werkbezoeken eenvoudig worden aangevraagd en ingepland. Dit zorgt voor een gestroomlijnd proces waarin alle aanvragen overzichtelijk worden beheerd.
Duidelijke behandelomgeving: Houd eenvoudig de status van werkbezoeken bij met een overzichtelijke behandelomgeving. Dit biedt inzicht in lopende en geplande werkbezoeken, zodat alle betrokken partijen altijd up-to-date zijn.
Interactieve kalender en kaartweergave: De ingebouwde kalender geeft een helder overzicht van alle geplande werkbezoeken, terwijl de kaartfunctie locaties inzichtelijk maakt. Dit helpt bij het efficiënt plannen van routes en geeft direct inzicht in de geografische spreiding van werkbezoeken.
Effectieve communicatie en samenwerking: Dankzij de geïntegreerde e-mailfunctionaliteit kunnen gebruikers rechtstreeks communiceren met beleidsmedewerkers en andere betrokkenen. Bijvoorbeeld, wanneer een minister een werkbezoek aflegt, kunnen beleidsmedewerkers real-time updates en verzoeken versturen naar het team op locatie. Adviesverzoeken kunnen eenvoudig worden uitgestuurd naar de juiste experts, waardoor snelle besluitvorming en efficiënte coördinatie mogelijk zijn.
Slim takensysteem voor overzicht en opvolging: Met het ingebouwde takensysteem weet iedere betrokkene exact welke taken uitgevoerd moeten worden en binnen welke termijn. Automatische herinneringen zorgen ervoor dat deadlines worden nageleefd en niets over het hoofd wordt gezien.
Resultaat
De Werkbezoekapplicatie biedt een veelzijdige en efficiënte oplossing waarmee ministeries en overheidsinstanties hun werkbezoeken op innovatieve wijze kunnen plannen en beheren. De uitgebreide functionaliteiten en gebruiksvriendelijke interface zorgen voor een soepele organisatie en uitvoering van werkbezoeken. Kabisa levert deze Werkbezoekapplicatie als een complete oplossing voor ministeries en andere overheidsorganisaties die hun werkbezoeken optimaal willen beheren. Neem contact met ons op voor meer informatie en ontdek hoe maatwerk software oplossingen als deze uw organisatie kunnen ondersteunen.