Over het belang van vroege input van eindgebruikers
Aan boord van een schip wordt de hele dag van alles vastgelegd. Gebeurt er op de brug iets wat in het logboek thuishoort, dan wordt dat genoteerd, en een paar dekken lager in de machinekamer gaat het net zo. Al die informatie komt uiteindelijk terecht in logboeken en rapportages, onder meer omdat wet- en regelgeving dat vraagt.
Voor Allseas werken we aan twee systemen die in die informatiestroom een rol spelen. In BULL worden gebeurtenissen gelogd en SURF zorgt voor de rapportages, zoals het Daily Progress Report. Data owners bepalen welke informatie er nodig is, de bemanning legt die vast en de kapitein controleert en sluit de logboeken.
Meelopen op Solitaire
Zo’n proces kun je op papier prima uittekenen. Wat het in de praktijk vraagt van iemand die tijdens een dienst iets moet vastleggen, zie je pas als je er zelf naast staat. Daarom is onze UX expert Lianne van Thuijl meerdere keren aan boord van Solitaire geweest. Ze sprak met de mensen die met BULL en SURF werken, liep mee in hun werkproces en legde haar eerste ideeën aan hen voor, met consistentie en gebruiksgemak als uitgangspunten.
Input die alleen eindgebruikers kunnen geven
In zulke gesprekken zijn we op zoek naar drie dingen:
- Hoe mensen op dit moment werken, inclusief de omwegen die ze in de loop van de tijd zelf hebben bedacht.
- Wat ze lastig vinden, of waar ze onnodig veel tijd aan kwijt zijn.
- Wat ze juist fijn vinden aan hun huidige manier van werken, en dus niet kwijt willen.
Vooral dat laatste schiet er makkelijk bij in. Bij een nieuw systeem ligt de focus al snel op wat er beter moet, en voor gebruikers is het ook niet altijd eenvoudig om aan te geven wat ze aan hun huidige manier van werken waarderen. Vaak zijn ze daar (meestal onbewust) aan gehecht, en dat merk je pas als het weg is.
Een goede oplossing bouwt dus voort op wat al werkt, ook als dat betekent dat je bewust iets van het oude systeem laat staan.
Steeds heen en weer
Aan boord kwam iets boven water waar je vanuit de techniek niet direct aan denkt. BULL en SURF waren opgezet als twee aparte applicaties, maar voor één en hetzelfde werkproces hebben gebruikers informatie uit allebei nodig.
Ze moesten dus steeds heen en weer schakelen, en dat is niet bepaald gebruiksvriendelijk. Daardoor ziet de oplossing er nu anders uit dan het oorspronkelijke idee. Technisch blijven het twee systemen met elk een eigen taak, maar aan de voorkant komt alles samen in één omgeving. De gebruiker kan een werkproces dus op één plek afronden. Ook de route die informatie aflegt wordt korter.
Sommige gebeurtenissen moesten meerdere keren worden gelogd, en in de nieuwe opzet voer je ze maar één keer in. Omdat alle gegevens op een centrale plek komen te staan, wordt zoeken, filteren en exporteren een stuk eenvoudiger.
Niet alles hoeft vervangen te worden
Opvallend was dat er naast de systemen ook eigen Excel-bestanden werd bijgehouden. Zo’n bestand laat zien wat mensen missen (blijkbaar een overzicht dat ze zelf kunnen doorzoeken), maar ook wat ze niet zomaar willen opgeven.
Maak je het overbodig zonder dat de nieuwe omgeving dat overzicht biedt, dan is de kans groot dat het binnen korte tijd gewoon weer opduikt. Daarom krijgt die behoefte een plek in de nieuwe omgeving zelf.
Bij de invoering hebben we op een aantal plekken de look-and-feel van het systeem waarmee de bemanning al werkte bewust overeind gehouden, omdat die ook voor de nieuwe oplossing het beste werkte. Daar waren gebruikers erg blij mee. Ze hadden niet het gevoel dat ze een volledig nieuw systeem moesten leren, met de trainingen die daarbij horen. En omdat er weinig nadelen te bespeuren waren, zagen ze veel sneller de voordelen van de nieuwe oplossing.
Terug naar Solitaire
Met die inzichten ging Lianne aan de slag. De papieren schetsen werden wireframes, daarna een prototype en uiteindelijk de designs in Figma, met aandacht voor toegankelijkheid en voor de eisen die aan maritieme systemen worden gesteld. Met die designs is ze opnieuw aan boord gegaan, om samen met de eindgebruikers te toetsen of het klopt.
Die extra rondes kosten natuurlijk tijd. Een aanpassing in een prototype/schets is alleen wel een stuk goedkoper dan dezelfde aanpassing in software die al is opgeleverd, en uiteindelijk wil je software opleveren waar de bemanning graag mee werkt.
Wat betekent dit voor jouw project?
Sta je op het punt een nieuwe applicatie te laten bouwen of een bestaande te vervangen? Plan dan het gesprek met de mensen die er straks mee gaan werken, en doe dat voordat de oplossing vastligt. Houd er ook rekening mee dat zo’n gesprek de opdracht kan veranderen. Bij Allseas leverde het één werkomgeving op voor twee systemen, en uiteindelijk een stuk minder dubbel werk aan boord.
Benieuwd hoe we dit bij jouw project zouden aanpakken? Neem gerust contact met ons op!
